Caricare in un'app di AI la foto del documento d'identità di un cliente: chi ne risponde

Il gesto: la fotografia di un cliente caricata in una AI

Se carichi in un’app di AI la foto della carta d’identità di un cliente, i suoi dati più delicati escono dallo studio e ne rispondi tu, come titolare del trattamento. Succede così: la segretaria deve preparare una proposta di acquisto. Fotografa la carta d’identità e la tessera sanitaria del cliente e le carica in ChatGPT: «Estrai nome, data di nascita, codice fiscale e indirizzo in una tabella». La tabella arriva in pochi secondi, senza errori di battitura.

Non ha fatto nulla di strano: probabilmente nessuno le aveva detto che un documento d’identità non si deve caricare in una intelligenza artificiale se questo comportamento non è approvato dall’azienda.

Perché è un problema caricare documenti in una app AI

Su quelle foto c’è tutto quello che serve per rubare un’identità. Sulla carta d’identità ci sono nome, data e luogo di nascita, indirizzo, numero del documento, firma e fotografia del volto; sulla tessera sanitaria c’è il codice fiscale. Messi insieme bastano a qualcuno per aprire un conto o fare acquisti a nome del cliente. Dopo il caricamento la foto resta sui server del fornitore di AI, per un tempo che non decidi tu. Con un account gratuito o personale può anche servire ad addestrare i modelli, cioè a migliorarli con quei dati.

Tre cose pesano più delle altre:

• Si carica più del necessario. Il GDPR (il Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali) chiede di usare solo i dati necessari (articolo 5, paragrafo 1, del GDPR). Per una proposta di acquisto non servono né la fotografia del volto né la firma: significa che caricare l’intero documento è già un eccesso.
• Una fuga di dati va notificata. Se i dati escono per un errore o un attacco, il titolare deve notificare la violazione al Garante per la protezione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore da quando ne viene a conoscenza, a meno che sia improbabile che la violazione presenti un rischio per le persone (articolo 33, paragrafo 1, del GDPR). Con i dati di un documento d’identità il rischio di furto d’identità esiste: significa che va valutato subito se notificare.
• Un’app di AI non è un archivio. Chi ha obblighi antiriciclaggio, cioè le regole contro il riciclaggio di denaro che impongono di identificare il cliente, come commercialisti, notai e agenti immobiliari, deve conservare la copia del documento in modo sicuro (decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231). Significa che la copia sta nel gestionale o nell’archivio dello studio, non in un’app di AI pubblica.

Chi risponde in caso di caricamento dei dati di un cliente in una AI

Ne rispondi tu, come titolare del trattamento dei dati del cliente (articolo 4, punto 7, del GDPR). La prima domanda da farsi è se serviva caricare tutto il documento.

Chi usa l’AI per lavoro è anche un deployer di AI, cioè chi usa un sistema di AI nella propria attività (articolo 3, punto 4, dell’AI Act, il Regolamento UE 2024/1689 sull’intelligenza artificiale). Estrarre dati da un documento non è un uso ad alto rischio, la categoria con gli obblighi più pesanti dell’AI Act. Resta tuttavia l’obbligo di adottare misure volte a sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione in materia di AI del personale e di chiunque usi i sistemi per tuo conto, tenendo conto di conoscenze, esperienza e contesto d’uso (articolo 4 dell’AI Act). Significa che spettava a te fare in modo che la segretaria sapesse che un documento d’identità non si deve caricare in un sistema di intelligenza artificiale se la procedura non è approvata dall’azienda: l’obbligo riguarda le misure, non un livello di preparazione garantito.

Come si previene il rischio di caricare i dati del cliente in una app AI?

Si previene copiando i dati senza passare dall’app.

1. Copia i dati con il gestionale, il programma che li tiene nello studio, oppure scrivili a mano.
2. Se usi comunque l’AI, prima copri la fotografia del volto, la firma e il numero del documento.
3. Mai con un account gratuito o personale.
4. Finito il lavoro, cancella la conversazione e la foto dal telefono.
5. Scrivi la regola nelle istruzioni per i collaboratori.

Noi la mettiamo così: un documento d’identità non è un testo da far leggere a un’app, è un dato da proteggere.

Cosa mettere nel fascicolo di alfabetizzazione aziendale sulla AI

Se arriva un reclamo o un controllo, il fascicolo è la prova che la regola esisteva prima dell’incidente e che il dipendente ha violato una regola aziendale. Non sposta la responsabilità verso il cliente e il Garante, che resta tua come titolare: dimostra però che avevi messo in atto misure adeguate e istruito chi tratta i dati (articoli 24 e 32, paragrafo 4, del GDPR), e conta nella valutazione di un’eventuale sanzione (articolo 83, paragrafo 2, lettera d), del GDPR). Perché sia una prova occorre:

• la regola scritta sul caricamento dei documenti d’identità, datata, con la prova che è arrivata a ciascuno;
• l’elenco degli strumenti ammessi e di quelli esclusi, con data;
• la copia del documento nel gestionale, con la data in cui è stata acquisita;
• la valutazione fatta e, se c’è stata una fuga di dati, la notifica al Garante per la protezione dei dati personali con la data;
• l’elenco delle persone a cui hai spiegato la regola;
• la data della prossima revisione.

Un fascicolo che documenta il nulla documenta il nulla: non sostituisce la regola, la dimostra.

Domande frequenti

Se il cliente mi manda la foto del documento d’identità su WhatsApp, il rischio è diverso da quello di una foto scattata in studio?

No, il rischio è lo stesso: la foto del documento d’identità resta nel telefono e nei suoi backup. Significa che va salvata nel gestionale e cancellata dalla chat, come qualsiasi altra copia.